En corto: para un stand pequeño y sencillo, un mínimo de tres meses. Para un proyecto más complejo, entre seis y nueve meses, según lo rápido que se tomen las decisiones. Y en cuanto tengas la parcela solicitada, llama: cuanto antes se sepa si es concurso o encargo directo, la superficie y la horquilla económica, mejor sale todo.
Carmen Gómez es CEO del grupo noisy. Vive cada feria desde la primera llamada del cliente hasta la mañana de la inauguración. Le hicimos las preguntas que más nos hacen quienes están pensando en ir a una feria.
Si alguien quiere ir a una feria, ¿cuándo debería llamaros? ¿Y cuándo es ya tarde?
Si tiene intención de asistir y ha solicitado una parcela, debería llamar cuanto antes, como avanzadilla, para tantear la disponibilidad y dejar claras las condiciones: si se trata de un concurso o de un encargo directo, la superficie, la horquilla económica…
Dependiendo de la dificultad del proyecto, la antelación puede ir de tres meses como mínimo, para stands más sencillos y pequeños, hasta seis o nueve meses. También depende de la agilidad con la que el cliente tome las decisiones de cambios y la adjudicación final.
¿Qué pasa en esas semanas, desde la primera llamada hasta el montaje?
Ocurren muchas cosas. Más o menos ordenadas, esta sería la secuencia:
- Primera reunión: briefing, horquilla económica y objetivos de marca y de presencia en la feria.
- Conceptualización del stand.
- Planos de presupuesto, para presentar una propuesta dentro del budget.
- Presentación, memoria técnica y presupuesto.
- Reuniones de presentación del proyecto y las siguientes para aplicar los cambios.
- Aprobación final por parte del cliente.
A partir de aquí pasan muchas cosas que el cliente no ve y que son las más delicadas para que todo salga redondo:
- Planimetrías para la aprobación del recinto ferial.
- Contratación de los servicios feriales en los plazos oficiales.
- Planimetrías por oficios y reuniones para explicárselas a cada uno.
- Maquetación o revisión de las gráficas antes de producir.
- Supervisión en los talleres.
- Calendario de montaje por oficios.
- Dirección de obra y coordinación en la feria.
- Entrega del stand el día antes de la inauguración.
- Y acompañamiento, siempre, el día de la inauguración.
¿Cómo lo vivo yo? Con nervios y con pasión. Ver un 3D, un render, unos cambios, unas gráficas bonitas, unos desarrollos impecables de técnicos de primera y una construcción impecable de producciones de primera hace que la realidad supere a la ficción: lo que conseguimos levantar supera lo que habíamos compartido en los renders. Es increíble. Pura magia, diría yo.
¿Qué cambia entre una feria en IFEMA y una fuera de España?
En IFEMA jugamos en casa: tenemos todo más a mano y aumenta la capacidad de reacción ante cualquier inconveniente.
Fuera de España tenemos partners internacionales que nos dan muy buena cobertura, y contactos en los distintos recintos para apagar algún fuego que pudiera surgir. Yo siempre digo que la preparación es el 90 % del éxito, pero el otro 10 % no lo controlas tú, así que hay que estar preparado para cualquier imprevisto. En estas ferias hay que planificar con más antelación, sobre todo por la logística.
¿Hay ferias que piden más antelación?
Claro. Sobre todo si, además del proyecto de arquitectura efímera, el stand lleva otros servicios: azafatas, seguridad, camareros, catering, dinamizaciones, acciones de realidad virtual… Hay que anticiparse todo lo posible para garantizar la cobertura y que todos los frentes se coordinen con eficacia. Es lo que espera el cliente: la excelencia en el resultado final.
Una de las ferias más complicadas que veo en los últimos años es Fruit Attraction, porque coincide en fechas con muchas otras ferias nacionales e internacionales y los picos de producción son brutales. En esas semanas se ve a mucha gente pasarlo mal para llegar, y da pena, porque todos deberíamos disfrutar con nuestro trabajo.
¿Qué suele retrasar un proyecto? ¿Y qué lo hace más fácil?
A veces los retrasos vienen de un atasco en la toma de decisiones del cliente, sobre todo cuando decide un comité y no una persona. Otras veces, de que el recinto tarda en adjudicar las parcelas, o las cambia según va asignando espacios, y estás trabajando sobre uno que ya no vale.
También pasa cuando no había un briefing claro de hacia dónde apuntar con el concepto, o cuando nosotros no hemos entendido lo que se nos trasladó y toca rehacerlo todo. Y otra posibilidad: que el proyecto entre cuando estamos en pleno pico, viajando y dirigiendo obras.
Lo hace más fácil un briefing muy claro, con instrucciones precisas, porque quien transmite decide, o si no decide se anticipa porque conoce bien lo que se busca, y con una horquilla económica marcada. Así es más fácil acertar pronto, arrancar antes todo el desarrollo y asignar el equipo adecuado a cada proyecto.
Un caso de alguien que llegó con poco tiempo. ¿Qué se pudo hacer y qué no?
Hace poco un cliente llegó el 4 de septiembre, recién vueltos de vacaciones, con un encargo directo para diseñar y producir un stand que se inauguraba el 8 de octubre. Además pedía dos versiones, una básica y otra más completa. Como es un cliente especial para nosotros, desmontamos agendas y corrimos a darle servicio. Ayudó que no era un stand de grandes dimensiones y que nuestros diseñadores, gestores y partners de producción son excelentes; si no, no se habría llegado a un resultado óptimo.
Lo único que no se pudo hacer tuvo que ver con la disponibilidad de algunas referencias de material, que se sustituyeron por otras similares. El resto, plenamente satisfactorio. Si nos comprometemos, cumplimos, dejándonos el alma y lo que haga falta. Y si no lo tenemos muy, muy claro, no ponemos a un cliente en riesgo.
Un consejo para quien está pensando en ir a una feria el año que viene
Lo que decía antes: la preparación es el 90 % del éxito. Planifica. Piensa bien lo que quieres antes de lanzar mensajes que lleven el proyecto por el camino equivocado. Define tus costes, sé transparente y, sobre todo, confía en los equipos profesionales que te van a aconsejar y explicar todo lo que para ti es un mundo hostil. Para eso tienes que elegir una empresa de confianza, con la que puedas tener una comunicación cercana y segura. Llama a noisySTUDIO, por favor.
Algo que casi nadie pregunta y debería saber
¿Sabes lo que implica presentar una propuesta cuando lanzas un pitch a varias empresas para que concursen a riesgo? Detrás de un proyecto hay mucho trabajo, muchas horas, mucha gente implicada. Sería bueno pensar en ello y seleccionar, no lanzar a cuantas haga falta porque hay barra libre. Y cuando se decide, por favor, que se comunique y, en caso de no ser la empresa seleccionada, que se expliquen los motivos, para conseguir mejorar. Ponemos el alma en cada proyecto y en muchas ocasiones no se valora. Eso hace daño, esa es la verdad.
Carmen Gómez, CEO del grupo noisy.
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